Una de las cosas que más estresan a los empleados es llegar por la mañana a la oficina y comprobar que la bandeja de entrada de correo está llena de emails. A primera vista, es difícil distinguir entre los correos basura o spam y los emails que deben ser respondidos con urgencia.

En el libro ‘Gérez efficacement vos mails’, el coach Luc Démaret da algunos consejos, técnicas y trucos para hacer que la comunicación en Internet sea más efectiva y el empleado pueda personalizar su entorno de trabajo según sus necesidades. Démaret se centra en el servicio de correo Outlook, pero es extensible a otros sistemas de mensajería.

Identificar y filtrar a los contaminadores

Hay personas que inundan el correo con varios emails diarios, uno para sugerir una comida, otro para fijar la fecha, otro para recordar la hora, otro para confirmarla… De esta forma se produce una cadena de emails alrededor de un tema que se podría resolver con una simple llamada telefónica. Para poner coto a esta situación, se puede crear una subcarpeta especial con el nombre de la persona o personas que se dedican a alimentar estas cadenas. “Cerca del 80% de los emails provienen de un 20% de emisores”. Como no son correos que se quieran eliminar, basta con arrinconarlos para que no contaminen al resto. El proceso es sencillo: hacer clic en la dirección del remitente, ir a ‘Reglas’ o ‘Filtros’ y elegir la opción ‘Siempre mover los mensajes de’ seleccionando la carpeta a la que se redirigirán automáticamente.

Cancelar las suscripciones a spams innecesarios

Después de comprar un artículo en Internet, los datos personales del comprador circulan por la Red y a su correo llegan todo tipo de emails: desde publicidad sobre seguros de vida a descuentos en ropa. También ocurre que durante un tiempo el usuario quisiera recibir un boletín informativo de una compañía, pero ya no le resulte interesante. Merece la pena perder un rato en darse de baja de estas listas de correo desde el mismo email. Para completar la tarea, se deben seleccionar todos los mensajes de esa marca y enviarlos a la papelera para limpiar nuestra cuenta de aquellos emails que probablemente nunca fueron abiertos.

Priorizar carpetas

Esta opción ha sido incorporada recientemente a Outlook. Permite dividir la bandeja de correo en dos: una para emails prioritarios que deben ser atendidos con urgencia, y otra para emails informativos que pueden esperar. También es interesante el uso de diferentes carpetas según proyectos. Solo hay que hacer clic con el botón derecho sobre la bandeja de entrada e ir a ‘Crear nueva Subcarpeta’. Las subcarpetas también pueden volver a ser revisadas para eliminar los mensajes que se consideren poco útiles.

Tener la bandeja de entrada siempre vacía

Después de ordenar por carpetas y priorizar correos, no se puede descuidar la entrada de emails. Tan pronto como vayan llegando, han de ser ordenados o borrados. Este ejercicio lleva unos pocos minutos al día. En cambio, si no se realiza con regularidad, el tiempo aumentará considerablemente. Según un estudio del Observatorio sobre la responsabilidad social de la empresa, a un empleado le lleva una media de dos horas diarias la administración de correos.